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柳中岡

世界級(WCM)的管理優化技術

5-2. 商業智能(BIBusiness Intelligence)CPM管理

另一個在ERP之外的IT應用是商業智能(BIBusiness Intelligence),它也是前面我們談過的“報送系統”的主要工具。

當企業規模尚小時,資料的分享與報表的產生,一般多用Excel來當工具。它很容易上手,又可隨使用者心意而靈活地變動,故廣為流行。然而,當企業規模變大後,要分析的數據量增多,分析的角度也迅速複雜化,使得Excel裡的公式也越來越複雜。除了分析者本人外,其他人很難檢視其分析的內容與公式是否正確,而若分析者調動職位或離職,他做的Excel也就不能再為其他人使用了。換言之,這些Excel分析並不在企業的知識管理職能下。往往,Excel的分析因數據龐大及公式複雜而難免有錯,但卻隱藏在Excel中難以被發現,而極容易導致其他人錯誤的理解與應用。這個現象被稱為Excel syndrome(症狀),是中大型企業要及早設法防止的弊端。當然,解決之道就是儘早使用BI工具,不寫(或少寫)程式,而使全部的分析與報表內容都能在企業內部知識管理的職能下被妥善地管理,不再會因為人事的異動而變動。

BI在台灣的應用比WF要早,許多企業都有一些應用的經驗,也許這是因為高層主管自身的需求所造成的現象。企業規模變大後,主管往往對總體狀況容易疏於理解與掌握,需要靠資料來協助。這就像肉眼看不見遠方,需要用望遠鏡來幫忙一樣。

不需要BI工具協助的是小規模的企業,或管理較為粗放的企業。

漢康公司在90年代即代理了美國Cognos公司的BI工具,為許多家企業設計應用系統。歸納我們的經驗,發現這些應用內容可大別為兩類:

(1)   例行性的效益管理(CPM):把ERP收集及計算過的數據,和原先的計劃(預算)值做比較,顯示出差異值,以提醒管理者注意,並決定是否要採取後續的校正行動。各個單位的校正行動,最終匯集為企業整體的效益管理。因此,管理者越能及早敦促各單位就差異採取校正行動,企業整體的效益管理就會做得越好。

(2)   決策支援(DSDecision Support):許多管理者在做非例行性決策時,往往需要一些歷史性數據的分析,或是外部的一些資訊來做決策的參考。BI工具可以迅速地支援這一類的需求。

有些人曾經批評,說BI有重大弱點,因為它不會告訴使用者後續要做什麼?

這種批評只是更清楚地說明了BI的本質,其實是毫無意義的指控,就像在說一輛汽車自己不會上路行駛一樣,是一句廢話!

BI做出的報送系統,其精義在讓眾多管理者取得分享的智能(shared intelligence),增加大家對現況的深度理解(Insight)。這是決策過程中不可或缺的協助。

EMO技術中把WFBI這兩大工具做出的應用系統,即BPMCPM的內容,合稱為EDO(企業決策優化)系統,請參考《世界級管理28堂課》中的說明。

EMO公司使用的IT工具是漢益康集團中一等一科技公司自行研發的UOF(WF)系統,以及漢門科技公司代理的Analyzer(BI)系統。

 

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